企业流程管理(公司管理流程大全)

编辑导读:企业管理中,主要就是人财物管理,也就是内部人力、外部用户、财务和供应链管理等。本文对企业应用中的流程管理产品进行分析,希望对你有帮助。

企业流程管理(公司管理流程大全)

企业应用中的流程管理,主要覆盖的是用户信息输入、业务逻辑判断和数据反馈,从而实现流程运转、逻辑判断。

而流程管理产品中包括了业务流程梳理,核心模块流程建模设计、流程实例验证和使用,以及用于后续监控和优化的流程维护监控、流程效率优化。

接下来我们展开讲讲:

一、从企业应用和应用模型讲起

企业的管理中,主要就是人财物管理,也就是内部人力、外部用户、财务和供应链管理等。

在管理过程中会关联到一些人员人员的操作动作,以及相关文档,例如费用报销单,需要由需报销的职员,整理好报销所需的文件,提交报销申请,由负责审核报销的财务人员、相关领导,逐一完成审批后,这个费用报销单才算生效,并且生成一个有效的单据。

类似的还有人力部门的入职、转正流程,供应链部门的进销存流程,这些流程大多是相对固定的,传统的形式都是由线下的人力投入,简单粗暴的完成这些流程。

而随着90年代电脑技术、图形用户界面设计的普及,得以让这些企业流程转移到线上,降低企业成本,但实现企业管理软件的复杂流程,大多需要进行定制化开发,研发成本较高。

而这些年兴起的SaaS、低代码概念,则让企业应用开发,看到了低研发成本的可能性。

在这里我们先简单说一下应用程序架构模型MVC,了解一个产品应用是如何实现页面浏览、操作和逻辑处理,进而理解企业应用中的组成部分——流程和表单。

企业流程管理(公司管理流程大全)

以打工人关心的调薪申请为例,如职员上级对所管理的职员,进行统一调薪申请,基于不同的调薪幅度,会触发不同的审批场景。

首先用户会在一个视图页面上,查看调薪申请页面。

接着用户与电脑进行交互,在调薪申请的视图页面中,输入关键数据,如薪资幅度、职员个人基本信息等,输入提交申请的指令,这些信息传递给了控制器

控制器再将信息传输到逻辑模型中,进行逻辑判断,例如调薪幅度10%以下,只需要判断员工绩效等级,幅度10%~20%需要增加上级领导审批,幅度20%~50%需要再增加总监审批等。

数据库根据逻辑判断,读取并返回数据,如A职员幅度40%,需要增加上级和总监审批,B职员幅度10%,需要增加上级审批。

用户此时在更新的视图界面,收到了反馈:“你的申请已提交成功,请留意后续通知。”

而触发的关联任务,就发送到了上级领导,在该角色的审批环节,进行类似的信息输入、逻辑判断和数据反馈,上级领导完成审批后,再进入总监审批,直到满足逻辑,该调薪申请通过,或者被拒绝。

我们可以将过程中的视图展示、视图基本逻辑,视为表单模块,而用户信息输入、业务逻辑判断和数据反馈,视为流程模块,也就是我们所要讲述的,企业应用中的流程管理产品

企业流程管理(公司管理流程大全)

二、流程管理产品是什么?

如前文所说,企业应用中的流程管理,主要覆盖的是用户信息输入、业务逻辑判断和数据反馈,从而实现流程运转、逻辑判断。也就是工作流(workflow),利用计算机在多个参与者之间,按某种预定规则自动传递文档、信息或者任务。

在终端用户侧,就是接收到任务,进行流程的审批。

而这些任务的背后,需要有提前设定好的规则,也就是流程建模。

如前文所说,以往这些复杂的流程、表单逻辑,需要由企业自研或者IT外包公司,来定制化,但这其中会有许多共性的东西,可以抽象为标准产品,也就是工作流Workflow产品,以及这两年流行的低代码、PaaS平台产品,基于平台产品,可以低成本、快速的搭建企业自身所需的应用、流程。

接下来我们以企业搭建应用的全旅程,来看一个流程管理产品需要提供什么。

总的来说,大佬们去进行业务流程梳理,开了N个会议后确定好流程方案,IT人员则进行流程的建模设计,并重复进行验证,没问题了就可以上线使用,终端业务用户就在系统中去提交单据、审批流程,出现异常错误了就找IT运维人员,运维人员通过监控来分析和修复问题,从而使得企业流程保持正常运转。部分企业还会关注于流程效率提升,通过历史数据来找到优化点。

企业流程管理(公司管理流程大全)

1. 业务流程梳理

该环节的角色主要是企业领导层、运营主管及技术主管等企业决策角色,以及负责对接企业的项目经理、交付人员

通过多轮调研和会议,可以要确定企业有哪些类型流程要上到管理系统,例如只将人力资源管理制度系统化,那么这里面就包括了员工招聘、绩效考核、薪酬福利和员工关系等模块,涉及到几十上百个流程,需要梳理出整体流程图、关键角色、角色权限等信息,可以用Excel等文档统计。或抽象出企业流程模板,但因企业流程千差万别,流程管理产品大多没有太好覆盖此环节,由万能的Excel代为执行。

2. 流程建模设计

基于流程梳理环节给出的方案,我们需要进行流程模板的设计了。

该环节的主要角色是企业IT,实施方IT和项目经理等。

2.1 基础资料

首先需要的是一些基础资料,包括组织目录,各类型表单、权限管理等。

组织目录,需要支持产品内自行搭建,将企业实际组织形式,还原到产品中,其次是支持第三方导入关联,很多企业使用企业微信钉钉飞书来作为OA系统,其组织架构也可以直接用于系统。

各类型表单,不同的流程所需关联的表单不同,如人事调动、转正申请所展示的表单内容不同,在流程建模中,需要提供表单类型选择,并且可以关联对应的表单视图。

权限管理,主要是不同角色对于数据的增、删、改、查,也就是有无查看权限、编辑权限,而数据颗粒度也不同,包括整个流程和表单、流程的细节、表单的字段等。权限的管理,可以在流程建模时逐一配置,也可以抽象为一个单独的权限管理模块,进行批量统一配置,各有利弊。

2.2 流程节点及连接线

流程节点,包括人工节点、自动节点、消息节点

人工节点,也就是需要职员参与的节点,这就涉及到第一个问题。

节点的参与者如何配置,总的来说有两种,一种是角色化的人,另一种是具象的人

第一种,我们可以根据基础资料中的组织目录来关联,这是相对最高效的;

其次是提供自定义角色组,也就是独立于组织目录的工作组,例如分绝地武士组、黑暗武士组;

第三种则是按照特定规则,例如取直属上级,可以根据实际业务的场景来提供标准规则;

前三种是前者,角色化的参与者

最后一种就是简单粗暴的关联到具体人,例如这个流程一定要Jackson来审,那就把他配置上去,但如果Jackson离职了,该流程节点的参与者配置就务必要重新配置了。

配置完参与者后,我们需要考虑用户权限了,他有什么操作权限、信息权限,也就是上面所说的权限管理,我们可以在具体节点中进行配置,或者抽象为一个权限管理模块,统一管理。

接下来是人工操作的类型,主要有两类,一类是提交表单,例如提交一个转正申请单,实现流程的触发,所以这里比较关键的就是启动条件的设计,哪些情况下,单据会触发对应的流程,这其中就包含了信息的录入,例如一些关键的字段,如部门、岗位和职级等,另一方面就是逻辑的判断,让相应的单据可以正确触发关联的流程。

另一类则是审批表单,这里包含了单人审批过程中,对于流程的操作,包括同意不同意打回重来流程跳转(实现灵活跳过),流程指派(实现流程精准指派),以及接收审批任务时,看到的消息通知样式、通知形式,以及一些提高效率的审批功能,如满足条件自动审批等。

此外还有多人审批,一个节点可能需要五个领导共同审批,也就是会签,而这里也会有不同规则,如全部同意,或者1人同意,或者50%同意,这涉及到会签的具体规则。

最后就是加签,在审批过程中,会有临时加人确认的情况,如累计数额较大,可能需要更高层领导审批,这时就需要提前配置好,该节点允许加签,增添新的参与者。

关于消息通知,我们也可以抽象出来为一个功能,来实现节点中的操作触发通知特定时间触发通知(如超过规定时间),通知形式也可配置,如通过短信、邮件、产品内IM或集成推送到第三方IM。

说完人工节点,我们来说说自动节点,不需要人工决策的地方,我们尽可能都让计算机自动运转,在自动节点中,我们可以根据业务需要,来配置脚本对数据进行自动获取、处理和输出,当下也有RPA(Robotic process automation)的概念,也就是机器人流程自动化,可代替人工,在规定的视图位置中,进行数据、指令的操作

消息节点,类似于节点内的消息通知,但因为企业内人员协作,就是依赖于信息的高效传递,在这里我们可以抽象出一种节点,单独用来做消息的传递。

最后是连接线,在流程建模中,除了节点,第二关键的就是连接线,它起到连接不同节点,并囊括不同节点流转的逻辑。

2.3 可视化建模

以上所说的基础资料、流程节点及连接线,需要将其转化为用户容易理解和操作的视图,也就是可视化建模,这就需要基础的流程图绘制、节点信息及基础资料配置的界面。

3. 流程实例验证

当我们完成了流程建模,上线到正式环境使用之前,务必需要进行详尽的测试,来验证流程实现情况,是否如流程梳理方案中所期望的效果。

当我们提交单据时,就会触发流程,将流程模板同步生成为一个流程实例,可以理解为一个任务,也就是用糕点模子做出了一个新的糕点了。

第一种验证方式是,在建模期进行,也就是在流程建模过程中,就自动判断节点、变量的配置是否有逻辑错误,从而反馈一些警告或者错误,来帮助及时改正。

第二种是通过测试环境,来验证流程模板的可行性。

常规的操作方式,是通过人力来实现,按照流程中的角色、单据类型,逐一进行提交、审批。

而这就会牵涉到较多的用户登入登出、重复操作和信息确认,人力成本较高

故也可以考虑将该测试过程,抽象为产品功能,实现便捷的流程实例验证。

4. 流程实例使用

当流程都验证通过后,应用产品就可以交付给企业使用了,也就是可以进行单据的提交、查看流程的审批和查看了

这里的关键角色就是流程审批者,包括领导层、一线员工

在审批模块中,我们需要提供相应的视图页面,包括客户端、网页端和移动端,也因为企业大多用了OA系统,在这里可能还需要考虑第三方集成的问题。

在审批视图页面中,我们将基于已有的权限控制,展示该用户所需要审批的流程实例列表,以及具体流程实例的审批页面

在流程实例审批页面中,我们需要将流程建模中的节点内容展示出来,包括流程和单据基本信息,可进行的审批操作(同意等),以及流程图和流程过程等,从而帮助审批者定位到关键信息,从而进行决策

5. 流程维护监控

没有事物是完美的,也没有流程是绝对不会出错的。

在众多流程实例中,偶尔会出现一些异常。可能是流程建模时的疏忽,也可能是组织结构背的锅,还有程序出错等。

谁来处理这些异常呢?企业IT人员,如果解决不了,再有产品提供方的IT人员来处理。

在这个部分,我们需要提供流程实例运行列表,用于概览当前情况,如有必要也可以做成可视化图表,方便总结问题。

其次是对流程实例的介入操作,例如终止流程、重启流程等,以及关键的错误日志,包括抛出的报错代码和转译出来的问题,这些都有助于IT人员快速定位和解决问题

而在流程异常的时候,企业可能在短时间内有同款流程受影响,如何动态修复异常,并让已经运行中的流程也恢复正常,是需要思考的问题。

6. 流程效率优化

以上的五步,可以保证企业的应用、流程都处于良好、稳定的运转中。

而对于一些企业,决策层更追求效率,愿意投入资源,进行流程效率分析,从而持续迭代企业流程。

而优化的仪表盘,就是历史数据分析,我们可以将企业的历史流程数据,分门别类,按照单据、流程、节点类型和组织结构等,进行图表化展示,通过对比阶段内时间的数据变化、数据挖掘,来找到一些关键点,输出优化结论。

三、小结

总结一下,企业应用中的流程管理,主要覆盖的是用户信息输入、业务逻辑判断和数据反馈,从而实现流程运转、逻辑判断,也就是工作流(workflow),利用计算机在多个参与者之间,按某种预定规则自动传递文档、信息或者任务。

而流程管理产品中包括了业务流程梳理,核心模块流程建模设计、流程实例验证和使用,以及用于后续监控和优化的流程维护监控、流程效率优化。

作者:Will与你在思考,微信公众号:Will与你在思考

本文由 @Will与你在思考 原创发布于人人都是产品经理,未经许可,禁止转载

题图来自 Unsplash,基于 CC0 协议

加入18种网络创业项目群,学习操作小项目,添加 微信:80709525  备注:小项目

流量实战训练营

本文内容由互联网用户自发贡献,该文观点仅代表作者本人。本站仅提供信息存储空间服务,不拥有所有权,不承担相关法律责任。如发现本站有涉嫌抄袭侵权/违法违规的内容, 请发送邮件至 sumchina520@foxmail.com 举报,一经查实,本站将立刻删除。

如若转载,请注明出处:https://www.huoyanteam.com/8447.html